A tecnologia da informação deixou de ser um departamento secundário, passando a atuar diretamente no core business das empresas. As ferramentas da tecnologia fazem parte da maioria das atividades organizacionais, transmitindo a TI uma característica de elemento habilitador do sucesso empresarial.

O uso desses recursos confirma o papel estratégico que a informação assumiu, passando a ser um ativo que auxilia na tomada de decisões, facilitando o trabalho da gestão de processos e projetos e também no desenvolvimento de novos produtos. As empresas que ainda não perceberam a importância de alinhar a governança de TI aos seus objetivos e estratégias de mercado correm o risco de se tornarem ultrapassadas e perderem sua importância no segmento.

Para guiar esse alinhamento, existem alguns planejamentos e ferramentas que são importantes de serem tratados na área de negócios. Dentre elas temos os planejamentos organizacionais, o PETI e o PDTI. Hoje, vamos apresentar o conceito dessas ferramentas e como você pode fazer uso dos seus benefícios. Acompanhe a nossa leitura!

Qual é a melhor forma de planejar os recursos de TI de uma empresa?

No momento em que a hierarquia organizacional é levada em consideração dentro de uma empresa, ela é diferenciada em três maneiras de planejamento, cada uma delas relacionada ao ponto de decisão na escala organizacional.

O planejamento estratégico é um plano de ações e decisões fundamentais que estruturam e direcionam o que uma organização faz e quais são os seus motivos de ação. Ele proporciona sustentação metodológica para firmar a melhor direção a ser tomada pela empresa e auxilia na formulação de objetivos e diretrizes, levando em consideração as condições internas e externas.

O planejamento tático, por sua vez, é um método administrativo que determina o desenvolvimento de resultados para uma área específica (TI, Marketing e entre outros). Dessa maneira, trabalha com a separação dos objetivos e táticas decididas no planejamento estratégico em iniciativas mais específicas de um setor. Um exemplo disso é o plano diretor de TI (PDTI), que veremos mais adiante.

E, por fim, o planejamento operacional que é um procedimento focado em trabalhar juntamente com os funcionários envolvidos nas atividades de organização, implementando detalhes dos planos específicos definidos no planejamento tático. Ele é a formalização dos detalhes da execução, descreve minuciosamente os recursos necessários, os resultados esperados, os prazos, os encarregados por sua execução e implantação e as demais informações importantes para a colocação dos planos em prática.

O que é o Plano Estratégico de TI (PETI)?

Plano Estratégico de TI (PETI) é o planejamento de forma inteligente do departamento de tecnologia, baseado em informações concretas e com as melhores práticas de mercado, criando vantagens competitivas para a empresa, alinhando a TI com o PE (Planejamento Estratégico) da empresa.

Esse plano é como um grande cronograma para resolver todas as lacunas entre o estado atual de TI e as práticas recomendadas. Ele abordará todas as iniciativas que levam a resultados e metas de negócios. Podemos citar, mediante a isso, algumas iniciativas:

• Melhoria nos tempos de resposta de suporte de TI.
• Aprimoramento de experiências digitais.
• Oferta de novos produtos digitalmente.
• Aproveitamento da automação.
• Crescimento de vendas.

Com um plano estratégico sólido, a TI torna-se parceira dos negócios e parte da solução de muitos problemas.

Como saber se você precisa criar um Plano Estratégico de TI (PETI)?

Muitas empresas cometem o erro de utilizar a TI apenas como um “corpo de bombeiros”, capazes apenas de oferecer soluções sem analisar resultados e benefícios, simplesmente “apagando o fogo”. Porém existe um grande potencial para que esse departamento seja capaz de fornecer inovação e melhorias para toda a organização, deixando apenas de investir os recursos para manutenção e suporte, passando a visar soluções para o crescimento da empresa.

Por isso a importância do PETI, o planejamento estratégico de TI visa explorar o potencial desse setor dentro da empresa, ofertando formas de crescimento e ganho de competitividade no mercado. Tudo isso é possível através da maximização das competências e habilidades da área.

Para desenvolver um plano estratégico de TI é preciso considerar alguns pilares fundamentais:

1 – O sucesso do seu plano não deve considerar o fato “sorte”: É preciso desenvolver estratégias, identificando oportunidades e ameaças que podem interferir no sucesso da organização.

2 – Estar comprometido com a segurança: A TI deve fornecer segurança, transparência e gestão das informações para o negócio.

3 – A estratégia impacta diretamente na estrutura e nos processos: É preciso ser ágil na execução das estratégias, a capacidade de adaptar/alterar o plano é fundamental, principalmente com o surgimento de cenários inesperados.

Como estruturar o Plano Estratégico de TI (PETI)?

O desenvolvimento de um plano estratégico de TI sólido e abrangente pode ser um trabalho árduo, porque as ideias da equipe precisam estar alinhadas. É preciso que haja ciclos de revisão com a gestão para definir um plano que funcione para todos os setores. O plano estratégico de TI deve demonstrar uma compreensão do alinhamento com a estratégia de negócios, de modo que as estratégias de TI apoiem ​​as estratégias de negócios.

O PETI começa com uma análise SWOT da TI da empresa. Essa análise mostrará quais as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da companhia, obtendo, assim, dados do ambiente interno e externo, fornecendo uma análise ambiental para a gestão do departamento. É válido ressaltar que os elementos para essa análise podem vir, também, de feedbacks de clientes, pesquisas de mercado, pesquisas de clima organizacional, benchmarking e entre outros.

Depois disso, é apresentado as opções disponíveis de acordo com as necessidades, expectativas e objetivos da empresa, acompanhando o que foi definido anteriormente pelo PDTI. Para isso, pode contar com apoio de modelos como o Balanced Scorecard (BSC) e o OKR.

No PETI, serão abordadas questões relacionadas à segurança da informação, à infraestrutura, ao plano de continuidade, aos serviços em nuvem, à escolha de softwares e ao marketing digital.

O que é o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI)?

Para o crescimento de um negócio, é necessário que todos os setores tenham um plano de diretrizes para guiá-los. Um dos departamentos que merecem atenção especial é o de TI, e é aí que entra o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI). O PDTI engloba os diferentes aspectos relacionados a TI presentes em uma organização, seu principal objetivo é planejar a melhoria contínua da infraestrutura de TI.

Esse plano pode ser aplicado a todos os tipos de empresas, sendo uma ferramenta que traça as diretrizes e especifica as ações e o orçamento para que os objetivos sejam alcançados em curto prazo com o diagnóstico, o planejamento e a administração de processos e recursos tecnológicos da empresa.

O PDTI é responsável por planejar o desenvolvimento da TI de uma forma que isso tenha sentido para o rumo que o negócio está tomando, fornecendo as soluções e decisões corretas para que os objetivos da empresa se cumpram. Possuir um Plano Diretor de Tecnologia da Informação tornou-se ainda mais fundamental com o movimento de transformação digital, ele auxilia a gestão a determinar a estratégia a ser seguida, de acordo com a funcionalidade interna da empresa.

Como já mencionamos, o PDTI é utilizado para gerenciar as operações de uma empresa, guiando as tomadas de decisões relacionadas a TI, por isso é fundamental que no plano diretor de TI conste algumas diretrizes.

1 – Relacionar os objetivos da organização com as estratégias de TI: É preciso compreender os objetivos do negócio, quais as metas que a organização possui, onde almeja-se chegar, para estas estejam alinhadas com as estratégias de TI, identificando as áreas em que o uso da tecnologia pode melhorar as operações.

2 – Identificar os fatores que podem afetar a capacidade de contribuição da TI: Realizar uma análise SWOT para identificar os pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças, assim como fatores internos e externos que podem interferir diretamente na TI.

3 – Defina os objetivos finais: É importante que no PDTI fique claro os objetivos finais, constando inclusive os investimentos em tecnologia que o departamento julga como prioridade para o desenvolvimento da organização. Também é importante avaliar os recursos e orçamentos voltados para a TI da empresa, para que se possa analisar e alocar esses recursos para atender os objetivos da organização.

Além de todos esses pontos é preciso considerar que o PDTI é responsável por fornecer à empresa um panorama a respeito da situação atual da TI, considerando pessoas, processos, sistemas e investimentos, demonstrando a situação dos equipamentos e os problemas identificados.

De forma resumida, o PDTI deve ser elaborado com foco no negócio e em como é possível gerar mais resultados e lucratividade para a empresa. O plano não deve estar focado apenas em melhorar o departamento de TI, mas auxiliar no desenvolvimento de forma coletiva para a organização.

Como estruturar o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI)?

É preciso ter em mente que o plano varia de acordo com o ramo de negócio e os objetivos da empresa. De forma geral, ele deve conter a abrangência, a validade, as ações a serem cumpridas, quem desempenha cada função e quais os métodos e caminhos a serem seguidos.

É importante que todas essas informações estejam claras e bem especificadas para os envolvidos. Após essas definições, começa-se a elaborar o plano diretor com as seguintes etapas:

• Diagnóstico: Análise detalhada da situação da tecnologia da informação na empresa e de quais as necessidades desse setor.
• Planejamento: São definidas as metas, prioridades, recursos e ações para sanar os problemas identificados no diagnóstico, além de haver a identificação dos riscos e o estabelecimento de medidas preventivas de contingência.
• Administração dos Processos: Entra na fase de execução e monitoramento do que foi definido no PDTI. Logo, o controle das tarefas e equipes para que tudo seja cumprido no prazo e dentro do orçamento planejado.

Qual a diferença entre PDTI e PETI?

De forma geral, o PDTI define as diretrizes para o departamento de TI, orientando como o plano será executado, direcionando a execução de projetos prioritários e disponibilizando os recursos. O PETI, por sua vez, define a estratégia alinhada aos objetivos da empresa. Na prática, o plano diretor e o planejamento estratégico são complementares e devem estar sempre em concordância entre si e com os demais departamentos da empresa.

Para atingir essa concordância é essencial que o PDTI e o PETI sejam comunicados de forma clara para todos os colaboradores da organização, pois isso estimula o desenvolvimento de um mindset focado em atingir as metas objetivadas.

A recomendação é de que os planos estratégicos tenham uma visão e um planejamento numa linha de até quatro anos, enquanto o plano diretor deve ser projetado dentro de um orçamento anual. No entanto, é importante que haja uma flexibilidade, pois devem se adaptar à velocidade dos acontecimentos da era digital.

Por isso, vale revisá-los com certa frequência para entender se ainda fazem sentido ou se precisam ser ajustados de acordo com o contexto da organização. Outras recomendações importantes para a execução do PDTI e PETI são a agilidade na implementação de ambos, que pode envolver premissas das metodologias ágeis, tal como as pequenas entregas e reuniões de estratégia e monitoramento sendo realizadas com frequência.

Bem como ter a alta direção envolvida com o PDTI e PETI desde a fase de elaboração, até a implementação e mensuração de resultados. Como vimos, PDTI e PETI são diferentes, mas complementares entre si e, para obter sucesso nos negócios, é imprescindível que eles estejam em destaque junto ao core business.

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