Atualmente a TI se tornou uma área fundamental para o desenvolvimento e crescimento de qualquer negócio. Mesmo que a sua empresa não tenha o seu core business em TI, você provavelmente já observou as possibilidades da área dentro do seu negócio.

Com a TI, estamos cada vez mais tendo a oportunidade de sermos mais rápidos, criativos e eficientes em produtos e serviços, porém tudo tem o seu custo e é preciso colocar esse número na ponta do lápis para continuar crescendo.

Hoje trazemos 4 dicas de como você pode reduzir os custos com a TI em sua empresa. Algumas dicas você poderá implementar a curto prazo e outras a longo prazo, o importante é colocar em prática aquilo que já pode ser melhorado e estruturar os próximos passos.

Bora lá aprender a usar a TI com assertividade e reduzir custos operacionais da área? Aproveite e já vá anotando os seus insights a partir da leitura para conversar com o seu time.

Invista na criação e revisão de processos existentes e evite automatizar processos mal estruturados

Atualmente a automação de processos e uso de tecnologias de RPA tem feito a cabeça de muitos gestores de TI, mas será que realmente a redução de custos é real?

Você que nos acompanha, sabe que somos fãs e defendemos muito a utilização dessas tecnologias, principalmente na jornada de transformação digital. O ponto que queremos chamar atenção aqui é sobre usar corretamente as tecnologias e ferramentas de automação.

Antes de automatizar qualquer coisa em sua empresa, é preciso construir uma base acertada do que será automatizado. Ou seja, se sua empresa tem processos que estão mal estruturados, com a automação isso ficará cada vez mais evidente e os resultados poderão ser desastrosos.

Como ponto de partida, entendemos que é fundamental começar com a revisão de processos visando a redução de custos. Comece avaliando os problemas atuais da sua empresa com o seu time.

• Por quais problemas a sua empresa está passando atualmente?
• Quais são as reclamações de clientes e colaboradores?
• Quais erros se repetem?
• O que pode ser melhorado?
• Quais são as tarefas que o operacional executa? E a gestão está envolvida com o operacional?

Essas perguntas são apenas uma sugestão de por onde você pode começar a sua investigação. Identifique aqueles problemas mais críticos e em seguida crie ou pense em como melhorar o processo atual.

Sim, você precisará investir na capacitação do seu time e fortalecimento da cultura para reduzir erros operacionais e custos com a TI

Muitas empresas têm reduzido os seus esforços em capacitação do time pois necessitam cada vez mais que as pessoas comecem a desempenhar suas funções o mais cedo possível. Entendemos esse cenário, mas a capacitação não deve apenas acontecer no momento de onboarding do colaborador e sim ser contínua.

Além disso, existem diferentes capacitações e suas necessidades que precisam ser continuamente revisadas. Essas necessidades vem desde a aprimorar habilidades técnicas, processos internos e principalmente sobre a cultura da empresa.

A cultura da empresa serve como uma direção que o time segue nas situações do dia a dia e que às vezes não existe um processo para isso. Quanto mais o time conhece e experimenta a cultura, mais as pessoas se sentem capacitadas e seguras para realizarem seu trabalho com autonomia.

Esse fator é fundamental para redução de custos principalmente na área de TI. Quanto mais as pessoas sabem o que estão fazendo e existem materiais de apoio para consultar em casos de dúvidas, mais falhas operacionais são evitadas.

Outro benefício de investir em capacitação é que as pessoas se sentem mais valorizadas e envolvidas para colaborar com melhoria de processos e projetos. Assim, o time está disposto a realizar um melhor trabalho e se manter na empresa por mais tempo reduzindo assim custos com turnover.

Como ponto de partida, recomendamos a Universidade Corporativa como plataforma digital para contratar, ensinar e evoluir as pessoas do seu time em um único local.

Alinhe o planejamento estratégico de longo prazo com projetos experimentais de curto prazo

Alguns gestores podem se sentir engessados pelos seus planejamentos estratégicos e tem a sensação que estão perdendo oportunidades de mercado por não conseguirem ser mais flexíveis.

Já outros gestores podem não dar a devida atenção aos planejamentos de longo prazo e direcionarem suas ações para o momento presente, muitas vezes aproveitando boas oportunidades, mas também desperdiçando algum dinheiro no processo.

Então, como unir esses dois mundos visando a redução de custos na área de TI? Está na hora de você criar ou revisar o seu PETI. O Plano Estratégico de TI (PETI) é o planejamento de forma inteligente do departamento de tecnologia, baseado em informações concretas e com as melhores práticas de mercado, criando vantagens competitivas para a empresa, alinhando a TI com o PE (Planejamento Estratégico) da empresa.

Esse plano é como um grande cronograma para resolver todas as lacunas entre o estado atual de TI e as práticas recomendadas. Ele abordará todas as iniciativas que levam a resultados e metas de negócios. É nesse momento que você deve incluir projetos como LGPD, manutenção de equipamentos, iniciativas de Segurança da Informação e assim por diante.

Para executar esse planejamento corretamente visando a redução de custos na área de TI e aproveitar ao mesmo tempo as oportunidades do mercado, os gestores podem trabalhar com PoC (Proof of Concept) para validarem seu planejamento.

Digamos que você deseja implementar um novo processo ou ferramenta na empresa para cumprir com o planejamento estratégico. O seu próximo passo deve ser estruturar uma PoC para medir os resultados dessa ação. Da mesma forma, você também pode usar essa estratégia para implementar uma tendência de mercado ou um produto inovador.

Considere também fazer uso de estratégias de outsourcing para terceirizar algumas funções da sua TI. Você não precisa terceirizar tudo de uma vez, escolha uma parte em que você já entendeu que faz sentido terceirizar (como um SOC, por exemplo) e busque aplicar o conceito de PoC com os fornecedores.

Se sua empresa trabalha com ambientes cloud, invista em arquitetura de soluções com especialistas e não deixe de atualizar seus equipamentos para reduzir custos com a TI

A cloud pode nem sempre ser sinônimo de redução de custos se você não estiver fazendo isso do jeito certo. A cloud permite autonomia e escalabilidade de projetos em um tempo mais rápido do que em alguns anos atrás.

Colocar uma ideia de um produto para os clientes com agilidade se tornou algo normal para as empresas que trabalham com ambientes clouds devido a flexibilidade do ambiente, mas ao mesmo tempo, tem gerado custos consideráveis para o negócio.

Por esse motivo, invista na contratação e capacitação do seu time para que eles possam lidar cada vez melhor com as arquiteturas cloud usando o máximo de benefícios fornecidos pelos provedores. Caso esse não seja o seu core business, é recomendável então investir em uma consultoria para ajudar você com o assunto.

Além disso, outro ponto que geralmente as empresas negligenciam é a manutenção e atualização de equipamentos. Esse é um aspecto importante a ser considerado se você busca pela redução de custos com a sua TI. Crie um processo para isso, defina responsabilidades e tarefas, não deixe esse assunto de lado e você verá que isso poderá gerar retornos positivos a longo prazo.

E, aí? Gostou do artigo de hoje? Qual desses pontos chamou mais a sua atenção? Esperamos que o conteúdo de hoje desperte em você alguma ação para agir em prol da melhoria do seu negócio.

Converse com o seu time, coloque as suas ideias em prática! O importante é dar esse primeiro passo e os próximos 20 metros serão apresentados na medida que você for caminhando. E, lembre-se, nosso time de especialistas está aqui para te acompanhar no que precisar em sua jornada rumo à transformação digital.