É um engano pensar que permanecer horas no escritório significa aumento da produtividade. Há exemplos, em diferentes partes do mundo, de empresas que diminuíram a carga horária, e, ainda assim, conseguiram a elevar o desempenho dos funcionários.

Isso é possível devido a inúmeros fatores. Um bom ambiente de trabalho, engajamento da equipe, a gestão alinhada de vários setores e, nos últimos anos, o uso de ferramentas de produtividade. 

Elas são muito utilizadas, sobretudo, para executar tarefas frequentes. Dessa forma, além do ganho na produção, a empresa pode aproveitar o talento de um funcionário em outras tarefas mais relevantes para o negócio.

FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE. UMA HISTÓRIA ANTIGA.

Hoje, quando se fala em ferramentas de produtividade no meio corporativo, as pessoas logo imaginam modernos softwares a executar diversas tarefas. Elas estão certas, mas está longe de ser uma novidade.

Desde os tempos das cavernas, homens e mulheres criaram ferramentas que pudessem facilitar os trabalhos do dia a dia. Com isso, eles tinham mais tempo para buscar alimentos e, sobretudo, se proteger de outras ameaças.

Ao longo dos séculos, esse processo continuou a ser passado de uma geração para outra. Desde a domesticação do cavalo até a invenção do smartphone, todas essas inovações tiveram apenas um objetivo: aumento da produtividade.

TRABALHE ONDE QUISER

A tecnologia mudou para sempre nossas relações de trabalho. Com o início da pandemia, ficou ainda mais evidente a necessidade de investimentos pesados em banda larga e em novas tecnologias, como a 5G.

Muitos empregados têm afirmado que, mesmo trabalhando de forma remota, conseguem produzir tanto ou mais do quena época que estavam no escritório. A boa notícia é que, atualmente, existem diversas ferramentas gratuitas para aumentar a produtividade de quem está em home office. Há o Google Workspace, Slack, Asana, Whereby, Microsoft 365 e muitos outros. 

Entre todas as ferramentas de produtividade, a mais completa e popular é o CRM. Afinal, esse tipo de software consegue realizar a integração com inúmeros sistemas.

Abaixo, em destaque, estão 5 benefícios ao usar ferramentas de produtividade, tal como o CRM, em seu negócio.

1 – Aumento da colaboração entre as equipes

Seja uma grande empresa, seja um pequeno negócio, é muito comum que, em determinados projetos, as equipes tenham dificuldades em alinhar os objetivos. Por isso, em algumas ferramentas de produtividade, incluindo o CRM, está disponível um aplicativo de mensagens integrado. Assim, no mesmo software, os funcionários podem conversar entre si, sem a necessidade de acessar outro sistema ou baixar mais um aplicativo.

2- Tudo em apenas um sistema

Concentrar diversas informações de trabalho, e também dos clientes, em um único sistema, sem dúvida é um dos principais benefícios das ferramentas de produtividade. Tempos atrás, cada funcionário produzia o seu próprio relatório e era complicado sincronizar todos esses dados. 

Eles ficavam perdidos em diferentes contas de e-mail e softwares, por exemplo. Hoje, esses sistemas conseguem armazenar essas informações com muito mais facilidade e de forma integrada. Além disso, integrantes de diferentes equipes têm acesso imediato a esses dados, e podem consultá-los onde e quando quiserem. Isso, é claro, com o permissionamento de acessos que garantem, também, a segurança e a integridade das informações.

3 – Automação de marketing

Quem administra negócios online, sobretudo, lojas de e-commerce, sabe que os clientes procuram por novidades 24 horas. Por isso, é imprescindível manter a comunicação ativa todos os dias da semana.

Um CRM serve, por exemplo, para realizar a integração com plataformas de automação de marketing. Essas ferramentas de produtividade são muito utilizadas para enviar mensagens sob medida para um determinado público.

Além disso, elas são usadas até para a prospecção de vendas. Caso um cliente acesse uma loja virtual, escolha um produto e o coloque no carrinho, mas por algum motivo desista da oferta, o CRM pode ajudar a converter essa venda.

Basta programar a plataforma de automação de marketing para enviar um e-mail ao cliente assim que isso ocorrer. O conteúdo pode informar alguma promoção ou apenas lembrar o consumidor de confirmar a compra. 

Esse processo, todo automático, além de economizar tempo, permite o retorno de até 10% dos clientes. Um número bastante expressivo, se você considerar que o cliente já havia cancelado a compra.

4 – Atendimento automatizado

Com tantos aplicativos de mensagens disponíveis, o volume de interações entre pessoas e negócios aumentou muito. Isso levou empresas como o Facebook a criarem soluções exclusivas para o mercado, como o WhatsApp Business, uma versão do aplicativo exclusiva para empreendedores.

Diferente de uma central telefônica, onde há horários definidos para o atendimento, na Internet esse apoio ao cliente deve ocorrer de forma ininterrupta. Para que a empresa ganhe em produtividade, é possível ter foco em soluções como a integração entre um CRM e o WhatsApp Business.

Um dos benefícios dessa estratégia é a utilização de mensagens para o WhatsApp prontas. Com elas, é possível programar um conteúdo de boas-vindas, responder perguntas frequentes e até auxiliar no agendamento de alguns serviços, como consultas médicas ou atendimentos em um salão de beleza.

Essa integração permite ainda que a empresa tenha uma conta no WhatsApp Business com múltiplos usuários. Desta forma, por meio do mesmo número, ela permite que diversos funcionários possam atender os clientes. Sendo uma excelente maneira de fornecer um bom atendimento e ainda garantir a alta produtividade da equipe.

Para as empresas que desejam atender com mais eficácia no atendimento, mas sem investir em recursos humanos, uma boa solução é criar um chatbot. Simples de serem programados, esses assistentes virtuais conseguem atender milhares de pessoas ao mesmo tempo, e estão cada vez mais avançados.

O Google também está investindo em assistentes de voz, que conseguem reproduzir com perfeição o trabalho de um ser humano. Num futuro próximo, esse dispositivo estará acessível para todo o mercado.

5 – Clientes mais satisfeitos

As ferramentas de produtividade são projetadas para auxiliar empresas a realizar processos com mais eficácia. Por outro lado, ela tem um efeito positivo sobre a percepção dos clientes. Quando uma companhia mantém os prazos dela em dia, e entrega o que promete em tempo hábil, é muito provável que os clientes se encontrem satisfeitos com ela.

Por isso, os benefícios das ferramentas de produtividade vão além de funcionários trabalhando mais e melhor, e da economia de recursos. Elas têm papel fundamental na promoção de uma experiência positiva para o cliente.

Por Pedro Capistrano Ribeiro – Redator e UX Writer apaixonado pelo marketing, design e por ouvir boas histórias.

Post criado em colaboração com amoCRM