Segundo o Standish Group Chaos Report 2019, cerca de 83,9% dos projetos de TI falham parcial ou completamente. Na prática, quase 85% dos projetos na área de Tecnologia da Informação enfrentaram problemas em relação ao tempo do projeto, os custos, o escopo ou até chegaram ao ponto de serem cancelados ou abandonados pelo time.

Isso se deve, em grande parte, à falta de recursos, planejamento prévio, gerenciamento, baixo envolvimento do usuário, além de questões não mapeadas que podem surgir ao longo do projeto, tal como mudanças radicais no escopo ou mesmo o entendimento de que não há mais necessidade de que determinado projeto seja realizado, culminando em falhas que podem ser grandes ou pequenas, mas que certamente impactam negativamente no negócio. 

Para evitar essas falhas e garantir maior sucesso nos projetos de TI e de outras áreas do negócio é que existe o Project Management Office, ou para encurtar, PMO.

O que é PMO? 

O PMO, em tradução livre, escritório de projetos, se trata de uma estrutura organizacional com a missão de padronizar a gestão e governança de projetos, fornecendo métodos, ferramentas e orientações aos gerentes de projetos da empresa. O PMO também auxilia na otimização do controle e execução de propostas do negócio como um todo, ou em áreas específicas da empresa. 

Para que serve um PMO e quais suas funções?

O escritório de projetos contribui para consolidação da documentação de projetos, definição e monitoramento dos indicadores relacionados à gestão dos projetos, além de disseminar as boas práticas na organização e garantir a correta aplicação de metodologias (tal como SCRUM, etc.), ferramentas e modelos, além de realizar o controle para que as políticas de segurança e governança da empresa sejam acatadas. 

Também são funções do PMO:

• Capacitação e suporte aos gerentes de projetos;
• Gerenciamento do portfólio de projetos e comunicação sobre  à alta gestão da empresa;
• Priorização de projetos;
• Otimização de recursos compartilhados entre os projetos da organização;
• Auditoria dos trabalhos realizados pelo gerente de projetos;
• Realização de treinamentos referentes à gestão de projetos;

Quais os tipos de PMO existentes?

O Project Management Office pode existir em três formatos com propostas diferentes de aplicação:

PMO de suporte

Tem um viés mais consultivo, sendo responsável por fazer recomendações aos gerentes de projeto da organização acerca de modelos, ferramentas, técnicas e caminhos para condução do projeto. É também responsável pela organização da documentação dos projetos. 

Esse tipo de PMO é característico de organizações com baixa maturidade em gestão de projetos e possui um controle mais flexível e menor em relação aos outros tipos de PMO, iniciando pela educação dos gerentes de projeto em relação a boas práticas, antes de enrijecer controles. 

PMO de controle

Além de dar apoio aos gerentes na construção dos projetos, o PMO de controle também é responsável por avaliar a conformidade dos projetos em relação à ferramentas, modelos e processos de gestão que são estabelecidos pela empresa. 

O PMO de controle é mais rígido que o PMO de suporte e realiza auditorias de processos, a fim de identificar gargalos devido à processos realizados de forma incorreta ou ineficiente, o que auxilia na maturidade dos processos. Também cabe a este PMO mensurar a qualidade dos projetos entregues, realizar o controle do portfólio de projetos e priorizar iniciativas de acordo com a necessidade do negócio. 

PMO diretivo

De todos os tipos de PMO, o diretivo é aquele que o maior controle sobre os projetos, tendo como responsabilidades o direcionamento de recursos organizacionais aos projetos. Dessa forma é quem designa os gerentes de cada projeto e quanto recurso financeiro cada projeto poderá utilizar. 

O PMO diretivo também agrega um pouco das missões dos outros tipos de PMO, pois faz recomendações aos gerentes de projetos, aplica auditorias de processos e conformidade e promove a disseminação de metodologias de gestão de projetos dentro da organização como um todo. 

Benefícios de implantar um PMO 

Podemos citar como benefícios de ter um PMO:

• Qualidade dos projetos: pela atuação do PMO na padronização de ferramentas, metodologias e processos, além da realização frequente de auditorias, os projetos, naturalmente, vão evoluindo e sendo aperfeiçoados, garantindo que cada vez mais sejam entregues com maior qualidade.
• Alinhamento estratégico: pelo gerenciamento do portfólio de projetos, o PMO pode determinar quais projetos são mais estratégicos ao negócio e priorizá-los, permitindo que as iniciativas com maior possibilidade de gerar resultados para a empresa sejam executadas.
• Capacitação dos gerentes de projetos: o PMO é um grande portfólio de referências sobre gestão de projetos, permitindo que os gestores dos projetos sempre estejam a par de boas práticas, metodologias, ferramentas, recomendações e outras informações úteis para a condução dos projetos em um único lugar que concentra o capital intelectual do negócio. Além disso, o PMO centraliza algumas funções como o acompanhamento das atividades, controle de recursos e monitoramento de informações, permitindo que os gerentes de projetos mantenham seu foco em temas mais impactantes para o andamento da iniciativa. 
• Menos falhas:  com a auditoria de processos realizada pelo PMO é possível identificar gargalos, gastos excessivos de recursos, atrasos nas deadlines mudanças indevidas do escopo e processos incorretos. Com essas informações, é viável fazer as mudanças e adaptações necessárias para o bom andamento do projeto dentro do escopo e prazos definidos, garantindo menores taxas de falha e, consequentemente, menores impactos negativos para o negócio. 
• Aumento da rentabilidade: com uma condução de projetos organizada, aproveitamento inteligente de recursos e menores taxas de falhas, que são  proporcionados pelo PMO, maiores serão as taxas de sucesso e maiores serão os resultados, fazendo com que a taxa de rendimento do projeto seja bastante lucrativa em relação ao investimento feito para sua realização. 
• Facilidade em tomar decisões: por centralizar a organização dos dados dos projetos, incluindo indicadores e status de projetos, além de toda a documentação de cada iniciativa, ter um PMO na empresa facilita a tomada de decisão, pois todas as informações relevantes para a alta gestão estão em um único lugar e são embasadas em critérios estratégicos para o negócio. 

O PMO é parte essencial de uma gestão eficiente de projetos, proporcionando às empresas maior taxa de sucesso em projetos, mais rentabilidade, organização na condução de iniciativas, ampliação do capital intelectual e evitando impactos negativos nos recursos e na imagem da empresa.

Qual o nível de maturidade da gestão de projetos em sua empresa? Contate-nos para um diagnóstico da maturidade e para a escolha do melhor PMO para o seu negócio.