A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, o compartilhamento, o armazenamento e a recuperação dos dados e informações existentes nas empresas.

As soluções GED permitem que a equipe tenha acesso aos documentos de maneira ágil e segura, normalmente via internet, podendo acessá-los a partir de qualquer lugar, simplificando o trabalho de diversas pessoas, já que elas não precisarão se deslocar de seu local de trabalho para obtê-los, uma vez que eles foram previamente escaneados, a fim de evitar sua danificação.

Para ajudá-lo a entender com mais clareza por que você precisa implantar a GED no seu setor, reunimos algumas vantagens. Confira no texto abaixo!

Aumenta a produtividade da equipe

Pense no tempo consumido ao se /deslocar até a sala de arquivos da empresa e procurar, entre o enorme volume de papéis, justamente o documento necessário.

Agora, imagine que todos os registros, antes físicos, estão reunidos em uma plataforma virtual, com acesso simples e rápida visualização do documento desejado. Tudo isso sem que seja preciso sair do lugar. Obviamente, podemos compreender que a segunda situação é mais vantajosa, não é mesmo?

Assim, implantar a tecnologia GED é uma boa forma de agilizar todas as operações da empresa, fazendo com que o tempo desperdiçado seja convertido em atividades mais úteis e produtivas.

Isso sem contar que você eliminará aquele arquivo empoeirado, cheio de caixas e pastas com pilhas de papéis amontoadas no espaço que poderia ser utilizado para outras atividades.

Garante mais agilidade e segurança na troca de informações

O mundo atual é extremamente conectado, e são poucos os colaboradores que se desligam das obrigações assim que o expediente encerra. Muitos costumam levar “trabalho para casa” na palma da própria mão, graças ao acesso a web via smartphones ou tablets. Isso é mobilidade! E, no contexto da era digital, a mobilidade é um atributo cada vez mais necessário, especialmente com as possibilidades de trabalho remoto 

Assim, a gestão eletrônica de documentos permite que todos os dados necessários, independentemente de onde o profissional estiver, possam ser acessados. Sem contar que também é possível compartilhar arquivos pelo mesmo programa, no qual apenas os profissionais com as devidas permissões de acesso poderão visualizar determinados registros.

Dessa forma, além de descomplicar diversos processos e agilizá-los, a GED também diminui, e até extingue, o extravio de documentos. Estando tudo salvo no sistema virtual, os documentos nunca serão perdidos.

Isso também contribui para processos como a Governança de Dados, que são essenciais no contexto da LGPD. Uma vez que as empresas precisam ser cada vez mais cautelosas sobre quais dados de clientes, fornecedores e colaboradores possuem, devido às possíveis sanções que podem sofrer com a lei. 

Oferece muitas vantagens

As vantagens não se resumem somente às citadas acima. Usar um sistema para a gestão eletrônica de documentos pode trazer muito mais benefícios ao seu setor, independentemente do porte e segmento de mercado em que você está inserido. Veja só:

• extingue a dependência do e-mail: por automatizar os processos, diminui-se o uso excessivo de e-mails e a necessidade de solicitações junto aos fornecedores para o envio dos registros de compra;
• localiza fraudes: ao obter as notas fiscais diretamente da Secretaria da Fazenda, o próprio software checa se o CNPJ está sendo utilizado de forma indevida por terceiros;
• armazena as notas fiscais de maneira organizada: o programa guarda as NFs em um banco de dados interno e externo, disponibilizando-as a qualquer momento;
• prevê problemas de fechamento do caixa: por estarem todas organizadas, é possível detectar com antecedência quais notas ainda não foram lançadas no sistema financeiro, impedindo que elas sejam esquecidas.

Viu só por que sua empresa necessita de uma gestão eletrônica de documentos? Esperamos que as informações expostas ao longo deste post tenham o convencido a adotar essa tecnologia. Aproveite e entre em contato conosco. Pode ter certeza de que temos a solução perfeita para suas necessidades!