Embora o home office seja a opção mais viável em virtude de toda a tecnologia que temos disponíveis e que não se concentra apenas na esfera corporativa, estabelecer um escritório em casa requer preparo.
Trabalhar fora do ambiente corporativo envolve muito mais do que usar roupas confortáveis e estar conectado a uma rede WiFi. Também requer Cultura de Colaboração voltada para a segurança da informação.
Há muito tempo falamos sobre a importância para a continuidade dos negócios de possuir estratégias de home office priorizando as políticas de segurança, em especial em momentos de crise.
Para contribuir com essa aliança em prol do assunto, separamos 8 dicas práticas para estabelecer home office com segurança e praticidade.
1. Utilize ferramentas de colaboração online
É incrível fazer sessões de co-criação e gerar ideias em grupo. O trabalho colaborativo é muito interessante e são dessas comissões que nascem grandes soluções.
Levando isso para o ambiente corporativo online, é imprescindível ter tudo anotado/documentado fixamente para consultas, para a colaboração de outras pessoas e, principalmente, para dar continuidade ao que foi desenvolvido. Isso é válido também para revisões de textos, trabalhos visuais e as demais outras atividades.
2. Está tudo no ar, mesmo
Você pode acessar os arquivos e sistemas da empresa no ar! Quer dizer, na nuvem! Com as soluções de Drives de Equipe do Google Workspace e SharePoint do Office 365, os colaboradores podem acessar os arquivos e sistemas da empresa a partir de qualquer dispositivo permitido com segurança e, de bônus, em conformidade com as legislações de proteção de dados.
3. Leve a central telefônica do escritório para casa
No dia a dia do escritório, é inevitável a utilização de linhas telefônicas fixas para falar com clientes, fornecedores, ou mesmo com outras filiais da empresa.
Com as soluções de VoIP, é possível montar toda a central telefônica na nuvem permitindo que os colaboradores utilizem-na a partir do computador, tablet ou smartphone desde que estejam conectados à uma rede wireless e logados no domínio da empresa.
Na Introduce, utilizamos a solução VoIP que grava as ligações para viabilizar o trabalho home office.
4. Fale com a equipe de onde estiver
A comunicação é imprescindível para o bom funcionamento de qualquer negócio. Pelo fato de que as pessoas estão privadas de realizar reuniões presenciais, a comunicação deve ser ainda mais assertiva e registrada. Os colaboradores podem se comunicar entre si por chats, vídeo chamadas, e-mails e mais dentro de domínios controlados através de soluções Google Meet do Workspace e o Microsoft Teams do Office 365.
5. Faça acompanhamentos (checkpoints) frequentes
Alinhamentos frequentes são necessários para compreender em como e o que está acontecendo no andamento do projeto. Entender as responsabilidades de cada um e, principalmente, quais as causas que têm impedido o prosseguimento das tarefas é essencial para o desempenho de uma equipe conectada. Avaliações como essas economizam tempo e trazem eficácia a todas as situações mais complexas.
6. Esteja protegido contra qualquer vírus
Os hackers estão a todo o momento buscando na mobilização dos escritórios em casa uma brecha para espalhar vírus cibernéticos, tal como o Cryptolocker contaminar os arquivos e sistemas da empresa.
Por isso, é indispensável que os colaboradores possuam soluções Endpoint. Especialmente se este for integrado ao Firewall da empresa, tal como nas soluções fornecidas pela Sophos, VPN e DLP disponível a partir da versão Business do Google Workspace e proteção para a rede wireless.
7. Dividindo para conquistar!
A existência de muitas pessoas em um projeto traz muita complexidade na comunicação interna e externa à equipe. Uma ótima estratégia para amenizar essa situação é quebrar um grupo grande em subgrupos, mantendo poucas pessoas trabalhando de perto e altamente alinhadas conforme as tarefas estabelecidas.
Conforme o projeto vai evoluindo, o progresso vai sendo disponibilizado às outras equipes em forma de updates. Dessa maneira, a agilidade é garantida e objetivada na tomada de decisões.
8. Controle acessos
É necessário que todos tenham acesso aos sistemas e arquivos da empresa, mas nem todos precisam ter acesso a TUDO. Além disso, é importante que os colaboradores estejam alinhados às políticas de segurança da empresa, para as quais o negócio pode contar com um parceiro especializado em sua elaboração.
A Introduce é especialista em soluções de tecnologia voltadas para a segurança digital e atua há mais de 6 anos no mercado com a elaboração e implementação de políticas de segurança da informação.
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