Tem sido cada vez mais difícil viver sem tecnologia. No ambiente corporativo, ela é praticamente onipresente, e o motivo é até prosaico: tecnologia facilita a vida. Nas empresas, ela torna os processos mais eficientes, amplia a flexibilidade e ajuda a desenvolver serviços mais inovadores.

Nesse cenário, rotinas de gestão de Tecnologia da Informação (TI) são essenciais para que as organizações desenvolvam estratégias dinâmicas e lucrativas. É aí que entra o planejamento estratégico em TI, cujo objetivo é alinhar essas rotinas e tornar a infraestrutura mais eficaz.

Seu papel é, basicamente, facilitar a gestão empresarial com uma preparação robusta e estratégias que ajudem a alcançar objetivos que otimizarão o desempenho dos indivíduos e a rentabilidade dos serviços ligados a todas as áreas da corporação.

Fica fácil perceber que se trata de uma tarefa muito importante para a companhia. Veja, a seguir, por que ela é importante e como implementá-la:

Qual a importância do planejamento estratégico em TI?

Com a tecnologia influenciando cada vez mais o cotidiano das empresas, o departamento de TI se tornou um setor muito influente. Como vivemos em plena Era da Informação, todas as outras áreas percorrem caminhos que, de uma forma ou de outra, passam pela TI.

O alinhamento estratégico entre as abordagens da governança de TI (que compreende a liderança, as estruturas organizacionais e os processos que garantem que a TI sustente e melhore a estratégia e os objetivos da organização) e os objetivos do negócio é parte crucial do trabalho do gestor.

Quando faz um planejamento estratégico em TI, o objetivo da empresa é incentivar a colaboração entre as áreas, buscar a vantagem competitiva, reduzir custos e, claro, otimizar processos — ou seja, é um trabalho que agrega valor aos recursos computacionais. Para que isso se concretize, é preciso:

• estabelecer metas a serem atingidas em diferentes espaços de tempo;
• adaptar o suporte e a infraestrutura de TI de acordo com novas tendências e processos de negócios;
• incentivar uma melhoria geral na produtividade.

No longo prazo, o alinhamento de estratégias atinge todas as rotinas do setor. As atividades devem ser definidas de acordo com as necessidades de outras áreas e os processos devem buscar garantir que todos tenham acesso às ferramentas necessárias para a execução de suas atividades.

Como iniciar um planejamento estratégico em TI?

O primeiro passo é conhecer, de fato, as demandas e que áreas são competentes para satisfazê-las por meio de um mapeamento das competências dos integrantes da equipe. Uma boa prática para isso é criar grupos de trabalho, compostos por membros de cada área, para gerar ideias que tornem o planejamento estratégico eficaz.

Esses grupos podem ser mesclados para que surjam melhores ideias. Pode-se, por exemplo, unir TI e Administração para discutir necessidades e soluções. Esse processo deve começar de cima para baixo, ou seja, os representantes de cargos mais altos e influentes devem iniciá-lo.

Além disso, é importante envolver o máximo de integrantes da equipe. As equipes podem ser mistas, com diferentes competências (como software, hardware, infraestrutura e outros) ou cada uma responsável por sua área, desde que todos conheçam e compreendam o cenário geral e qual seu papel nele.

É como centralizar as demandas mais abrangentes e, em seguida, conforme o planejamento passe pelos demais níveis hierárquicos — até mesmo os auxiliares —, mapear uma verdadeira “cadeia de soluções”. Depois disso, a Governança de TI se responsabiliza por levantar os requisitos e analisar a infraestrutura existente.

A ideia é que se proponham meios para que essa infraestrutura seja usada para atingir as metas definidas em todo o planejamento estratégico em TI. E a execução, por fim, será feita pela equipe especializada em cada setor.

O planejamento estratégico deve ser bem sistematizado, com uma metodologia definida. A entrada de novos processos, novas tecnologias e novas demandas, bem como a possibilidade de substituir ações, quando bem justificadas e melhores que as anteriores, pode trazer um resultado surpreendente.

Quais são as etapas de um planejamento estratégico?

Todo planejamento é composto por três níveis: estratégico, tático e operacional. Quando compreendemos o funcionamento dessa estrutura, conseguimos ter uma ideia muito mais clara de como ele é feito, como um verdadeiro passo a passo.

• Nível estratégico: consiste em traçar objetivos de curto, médio e longo prazos. É responsabilidade do nível hierárquico mais alto da empresa.
• Nível tático: geralmente delegada a gestores, a parte tática do planejamento tem como objetivo analisar quais são os recursos disponíveis para atingir as metas propostas anteriormente com êxito — e, ainda, como eles podem atender às expectativas.
• Nível operacional: esse é o planejamento sendo executado na prática. Trata-se de uma função que compete aos profissionais técnicos.

Esses três níveis do planejamento estratégico representam um padrão e podem ser usados tanto em TI quanto em outras áreas, como Marketing ou Logística, por exemplo.

Assim, sua adaptação pode ser compreendida como a estruturação da TI, usando recursos de hardware, software, gestão e segurança de dados, entre outros. Insere-se aí, ainda, a infraestrutura necessária para atender aos processos da empresa e aos indivíduos neles envolvidos.

Qual o impacto da tecnologia na prestação de serviços?

É com a tecnologia que a empresa ganha a capacidade de criar serviços mais inovadores e integrados. Com as soluções de TI adequadas, é possível desenvolver produtos com maior foco no usuário e, a partir deles, criar um fluxo de receitas contínuo.

Se tiver produtos mais eficientes, a companhia terá mais facilidade de aumentar sua presença de mercado. É o caso das soluções de cloud computing: com elas, a criação de estratégias flexíveis é muito mais simples, já que os profissionais podem trabalhar com alta confiabilidade em qualquer lugar que tenha acesso à internet.

Como atender às demandas de mercado com mais agilidade?

O planejamento estratégico em TI tem influência direta no atendimento às demandas do mercado. Por isso, é fundamental identificar investimentos e rotinas que possam tornar os recursos digitais mais eficazes e com maior poder de atuação para direcionar melhor os gastos e as atividades.

A prioridade devem ser os sistemas críticos, de forma a otimizar continuamente as ferramentas da empresa. No ambiente de trabalho, é importante adotar soluções que tornem as rotinas mais flexíveis e dinâmicas. Isso tornará a companhia mais competitiva e trará novas fontes de receita e inovação.

Quais erros devem ser evitados?

Se o planejamento estratégico em TI não for elaborado com cuidado e de maneira correta, os objetivos podem não ser alcançados. Conheça, a seguir, alguns erros que devem ser evitados:

• Definir objetivos errados: é fundamental entender a situação da empresa, suas falhas e seus pontos fortes para determinar objetivos e metas que possam ser alcançados.
• Falta de comunicação: a equipe deve estar alinhada e ter um canal de comunicação eficiente para que as informações sejam compartilhadas.
• Análises equivocadas: ser realista e reconhecer as falhas e os pontos fortes ajuda a desenvolver ações de melhoria e disseminar aquelas que vêm dando bons resultados.
• Falta de prioridades: a definição correta de prioridades é vital para tornar o negócio mais competitivo e eficiente.
• Falta de acompanhamento: acompanhar o cumprimento das metas estabelecidas ajuda a fazer as mudanças e correções necessárias.

A Tecnologia da Informação é capaz de impactar todas as áreas de uma empresa. Como você pode ver, o planejamento estratégico em TI é indispensável para gerir as rotinas do setor de forma inteligente e, com isso, garantir melhores resultados para o negócio.

E você, como tem feito o planejamento do seu time de TI?

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