O e-mail é a principal forma de comunicação de sua empresa com seus clientes, fornecedores e áreas de negócio. As empresas são responsáveis por depositarem muitos dados confidenciais, que incluem dados proprietários e de terceiros.

O valor estimado para o prejuízo de um vazamento de dados é muito alto. Segundo a IBM, são cerca de US $3.92 milhões, além de que isso tem grande impacto na forma de perda de propriedade intelectual e na disseminação de críticas de informações de negócio. 

Curiosamente, uma grande porcentagem dos vazamentos de dados acontecem acidentalmente. Por exemplo, alguém responde um e-mail a todos quando quer enviar uma mensagem privada, escolhe um cliente em vez de um colega da equipe que tem um nome semelhante, ou não percebe como certos dados são extremamente confidenciais.

Esse tipo de situação, no atual contexto das legislações de proteção de dados LGPD (Brasil) e GDPR (União Europeia e Espaço Econômico Europeu), pode gerar grandes transtornos para as empresas, pois o vazamento de dados pessoais ou sensíveis pode acarretar com punição em forma de multas ou até mesmo a suspensão das atividades por tempo determinado de acordo com a gravidade do ocorrido. 

Como para tudo sempre há uma solução, o DPL do Google Workspace facilita o manuseio desses dados e ajuda os clientes a evitar a perda de informações, transtornos e impactos a nível de negócio. Continue a leitura do texto e conheça os benefícios do DLP do Google Workspace.

Como funciona o DLP do Google Workspace?

O Google Data Loss Prevention (DLP), também conhecido como Data Leakage Prevention, refere-se a um sistema projetado para monitorar e detectar possíveis violações de dados e impedir a transferência não autorizada de dados das contas do Google Drive e de sua organização.

Essa funcionalidade extra de controle no Google Workspace tem as funcionalidades de: 

• Bloqueio para Gmail pessoal.
• Gerenciamento downloads, exclusões e compartilhamentos de arquivos.
• Monitoramento e leitura de Email e Drive.

Para manter as informações seguras, sua empresa pode configurar facilmente uma política de DLP (Data Loss Prevention – Prevenção de Perda de Dados), selecionando e especificando as informações confidenciais em uma biblioteca de detectores de conteúdo predefinidos do Google.

A ferramenta de DLP do Google Workspace verificará automaticamente todos os e-mails enviados do departamento de vendas e tomará medidas com base no que você configurou e especificou, fazendo um filtro e revisão, antes do envio dos e-mails, e informando aos usuários que modifiquem as informações contidas na mensagem.

Caso contrário o Google Workspace irá realizar o bloqueio do envio da mensagem, notificando o remetente. Essas verificações se aplicam ao texto contido no e-mail e aos conteúdos contidos nos anexos, como documentos, apresentações e planilhas.

Você também pode criar regras personalizadas com palavras-chave e expressões regulares para aumentar a segurança das informações que são enviadas através do Google Workspace.

Com tais práticas agindo ativamente, o Gmail verificará automaticamente todos os e-mails de saída, identificando informações confidenciais para a tomada de providências imediatas e evitando a disseminação de dados. Além disso, como citamos anteriormente, o e-mail pode ser elevado a uma averiguação mais profunda, podendo solicitar aos usuários uma modificação do conteúdo atribuído.  

Como prevenir a perda de dados com o DLP do Google Workspace?

As práticas recomendadas a seguir para evitar perda de dados no Google Workspace podem ser aplicadas para proteger dados confidenciais em qualquer ambiente de nuvem.

Controle de segurança de dados do Google Workspace 

A prevenção contra perda de dados no Google Workspace começa com o controle de segurança de dados. Quando sua equipe de TI tem a capacidade de controlar como as informações são acessadas e usadas, você se torna muito mais capaz de prevenir um incidente de perda de dados.

Você será capaz de automatizar políticas de prevenção de perda de dados, identificar e revogar aplicativos SaaS de terceiros arriscados, ver tentativas de login suspeitas (e sucessos) e detectar riscos de malware em todo o domínio.

Prevenção contra takeover de conta do Google Workspace

A aquisição de uma conta no Google Workspace pode ter enormes ramificações para o distrito empresarial, mas é um problema que é discutido com menos frequência do que malware ou violações de dados.

Quando uma ou mais contas do Google Workspace são comprometidas, os criminosos podem causar estragos no seu sistema, muitas vezes sem que os gerentes de TI percebam que isso está acontecendo por dias, semanas ou meses.

Usar uma boa solução de prevenção de perda de dados baseada na nuvem no Google Workspace ajudará os administradores de sistema não apenas a ver de onde vêm os logins, mas também o número de tentativas de login e, talvez o mais importante, a atividade da conta depois que o login for bem-sucedido.

A equipe de TI precisa ser notificada se uma conta específica estiver agindo de maneira anormal. Isso pode incluir downloads de arquivos em massa, uploads de arquivos arriscados, conexões de aplicativos estranhos e muito mais. Quando esse tipo de atividade é detectada, uma boa ferramenta de segurança na nuvem bloqueia a conta, coloca os arquivos em análise e remove infecções por malware do seu sistema.

Informações complementares de segurança do Google Workspace

Para verificar, validar e garantir a importância com a privacidade de suas informações, destacamos que a Google foi a primeira provedora de serviços em nuvem a convidar um auditor independente para mostrar que as suas práticas de privacidade para o Google Workspace atende à mais recente política de privacidade, chamada ISO / IEC 27018: 2014 e segue seus padrões de segurança.

Esta foi a forma que a Google encontrou para confirmar, por exemplo, que não utiliza das informações de seus clientes para publicidade ou qualquer outro meio ilegal.

Sua solução de comunicação já possui um DLP efetivo? Que tal conhecer mais novidades sobre o Google Workspace?

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